Sygnaliści

25 lipca 2024

blog, Blog wewnątrzMożliwość komentowania Sygnaliści została wyłączona

Najważniejsze informacje w skrócie

Dzisiejszy artykuł ma na celu przybliżyć Wam temat tzw. sygnalistów. Znajdziecie tu skrót najważniejszych informacji dotyczących m.in. procedur, osoby sygnalisty oraz przedmiotu zgłoszenia.

Rodzaje procedur

Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie do polskiego porządku prawnego z dniem 25 czerwca 2024 r. Podmioty, zarówno z sektora publicznego jak i prywatnego, które spełniają ustawowe wymogi w zakresie zatrudnienia (czyli zatrudnianie min. 50 pracowników w swojej strukturze organizacyjnej na dzień 01 stycznia lub 01 lipca danego roku kalendarzowego) lub w przypadku jednostek samorządu terytorialnego (gminy lub powiaty) liczących powyżej 10 000 mieszkańców, muszą wdrożyć wewnętrzną procedurę zgłaszania kanałów naruszeń do dnia 25 września 2024 r. Jednostki samorządu terytorialnego liczące poniżej 10 000 mieszkańców mogą (fakultatywnie) wdrożyć również procedurę wewnętrzną.

Natomiast zewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń są zobowiązane wdrożyć wszystkie podmioty publiczne, m. in. w zakresie administracji rządowej będą to organy jednostek samorządu terytorialnego. W praktyce ten obowiązek będzie spoczywał na organach wykonawczych. Jest to ustawowy obowiązek, wynikający z treści przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Zewnętrzna procedura musi zostać wdrożona przez ww. podmioty, do dnia 25 grudnia 2024 r.

 

Kto może być sygnalistą?

Sygnalistą co do zasady może zostać każda osoba, która powzięła wiedzą o wystąpieniu nieprawidłowości oraz naruszeń w strukturze organizacyjnej jednostki publicznej lub przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ww. ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publiczne informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym, m.in. pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta; wolontariusz czy  praktykant.

 

Jakie dziedziny podlegają zgłoszeniu jako naruszenie prawa przez sygnalistę?

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:

1. korupcji;
2. zamówień publicznych;
3. usług, produktów i rynków finansowych;
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6. bezpieczeństwa transportu;
7. ochrony środowiska;
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11. zdrowia publicznego;
12. ochrony konsumentów;
13. ochrony prywatności i danych osobowych;
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji
    i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

 

Co powinna zawierać procedura wewnętrzna zgłaszania naruszeń?

Procedura wewnętrzna zgłaszania naruszeń powinna określać m.in.:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – czyli krótko mówiąc podmiot prawny powinien wyznaczyć odpowiednio przeszkoloną osobę do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej- sygnalista musi wiedzieć, w jaki sposób zgłosić naruszenie prawa oraz gdzie może skierować swoje zgłoszenie;
3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo – podmiot prawny musi przewidzieć procedurę postępowania, jeśli sygnalista zgłosi anonimowo naruszenie prawa;
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3 – w procedurze wewnętrznej należy również ustalić, jakie działania następcze zostaną podjęte przez podmiot prawny wskutek złożonego zgłoszenia przez sygnalistę o naruszeniu prawa;
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej

Ww. wymogi są obligatoryjne do ujęcia w procedurze wewnętrznej przez dany podmiot prawny.

Ustawa określa również elementy fakultatywne, które podmiot prawny może zawrzeć w procedurze wewnętrznej, m.in. takie jak:

1. wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
2. wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych
   w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
3. wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
4. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

 

Obowiązki związane z wprowadzeniem wewnętrznej procedury zgłoszeń

Zagwarantowanie braku dostępu osób nieupoważnionych oraz ochrony poufności

Jednym z najważniejszych obowiązków, które są związane z wprowadzeniem wewnętrznej procedury zgłoszeń jest gwarancja braku dostępu osób nieupoważnionych przez podmiot prawny oraz ochrona poufności danych.

Podmiot prawny jest zobowiązany zagwarantować, że wewnętrzna procedura zgłoszeń oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń wewnętrznych przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają osobom nieupoważnionym uzyskanie dostępu do informacji wskazanych w zgłoszeniu.

Ponadto podmiot prawny ma obowiązek zagwarantować ochronę poufności tożsamości sygnalisty; osoby,  której dot. zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dot. informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zweryfikować tożsamość takich osób.

Treść ustawy wprowadza pewne sankcje za ujawnienie tożsamości osób zgłaszających naruszenia: kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych

Podmiot prawny jest zobowiązany do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Podmiot ten jest również administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze, w tym danych sygnalisty oraz osoby, której dot. zgłoszenie.

Zakaz podejmowania działań odwetowych względem sygnalisty

Należy wskazać, że  przepisy ustawy regulują, że wobec sygnalisty nie mogą podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby takich działań. Poniżej ustawowy katalog zakazu działań odwetowych:

1. odmowa nawiązania stosunku pracy;
2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. nie zawarcie umowy na czas określony lub umowy na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony- w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
5. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
6. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych
   z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
7. przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
8. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9. przekazanie innemu pracownikowi dotychczas obowiązków sygnalisty;
10. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia pracy;
12. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze;
13. przymus, zastraszenie lub wykluczenie;
14. mobbing,
15. dyskryminacja;
16. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
17. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18. nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba, że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19. działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20. spowodowanie straty finansowej, w tym straty gospodarczej, lub utraty dochodu;
21. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych,
    w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

 

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, będzie miał prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie
w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Ustawodawca wprowadził sankcje za podejmowanie działań odwetowych: kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca tego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

 

---