KSEROWANIE DOWODÓW OSOBISTYCH
Dzisiejszy wpis poświęcony będzie tematyce RODO, ale w kontekście który dotyczy nas bezpośrednio. Rozpoczynający się w naszym regionie okres ferii zimowych skłonił nas do bliższego przyjrzenia się powszechnemu procederowi kserowania dowodów osobistych. Jak wielu z nas wie, wypożyczając np. sprzęt narciarki, często proszeni jesteśmy o pozostawienie w zamian dokumentu tożsamości lub o kserokopie takiego dokumentu. Warto jednak poświęcić chwilę na zapoznanie się z ta sytuacją w kontekście prawa.
- Czy wypożyczając sprzęt narciarski, jesteśmy obowiązani zostawić nasz dokument tożsamości?
Chcąc wypożyczyć sprzęt np. narciarski, faktycznie obserwujemy taką praktykę, gdzie pozostawiamy dowód osobisty w zastaw wypożyczonego sprzętu. Prezes UODO wyraźnie wskazuje, aby w zastaw nie zostawiać dowodów osobistych ani innych dokumentów potwierdzających tożsamość, jak np. jak paszport, prawo jazdy czy legitymacja szkolna lub studencka.
Warto także pamiętać, że nikt zgodnie z prawem nie może tego od nas wymagać. Dokumenty są wydawane w celach ściśle określonych przepisami prawa i zawierają wskazany w nich katalog danych osobowych, który jest szerszy niż ten, jaki można uznać za niezbędny dla realizacji określonego celu.
Zatrzymywanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi nie tylko do naruszenia krajowych przepisów, ale także zasad zawartych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Chodzi o zasady: zgodności z prawem, ograniczenia celu oraz adekwatności (art. 5 RODO).
- A co z kserowaniem dowodów?
To też bardzo powszechny proceder. W tym przypadku także zaleca się zachowanie ostrożności. W dalszym ciągu taka praktyka naraża nas na te same niebezpieczeństwa. Dlatego nie gódźmy się na to, nawet gdy przedsiębiorca tłumaczy, że to jest wymagane do dochodzenia ewentualnych roszczeń, np. za zniszczony czy nieoddany sprzęt. W takim przypadku zupełnie wystarczające powinno być spisanie z dokumentu informacji, które będą pomocne przy dochodzeniu ewentualnych roszczeń np. imienia i nazwiska czy numeru PESEL. Nieuzasadnione jest natomiast przetwarzanie wszystkich danych widniejących w dokumentach osobistych. Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest natomiast wpłacenie kaucji za wypożyczony sprzęt.
- Czy w takim razie nikomu nie powinniśmy pozwalać na kserowanie naszych dokumentów tożsamości?
W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą wszelkiego rodzaju wypożyczalnie lub inny podobny biznes uważam, że absolutnie nie powinniśmy się na to godzić. Ustawową podstawę skanowania dowodów i przetwarzania informacji z tych dokumentów mają natomiast podmioty, które muszą stosować środki bezpieczeństwa przewidziane w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Są to m.in. banki, towarzystwa ubezpieczeniowe, firmy leasingowe, notariusze – Te wszystkie instytucje są obowiązane do ustalenia tzw. beneficjentów rzeczywistych, co zwykle robią właśnie na podstawie danych z dowodu tożsamości. Ponadto zgodnie z art. 112b Prawa bankowego, banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Są to natomiast niewątpliwie podmioty, które dużo większym stopniu dają rękojmię bezpieczeństwa naszych danych.
- Czy przedsiębiorcy grozi kara za wykonanie kserokopii naszego dokumentu tożsamości?
W dowodzie osobistym mamy wiele różnych danych np. nazwisko, imię, PESEL, datę i miejsce naszego urodzenia, płeć, wiek, zdjęcie, czyli dane osobowe, które powinny być chronione.
Samo kserowanie dokumentów to tylko forma zbierania danych osobowych, a posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza o legalności lub nielegalności tego utrwalania. Za samo kserowanie nie grozi więc kara.
Jednak w związku z wykonaniem kserokopii dokumentu, przedsiębiorca jednocześnie przetwarza nasze dane osobowe. W takim przypadku powinien zastosować się do tzw. zasady minimalizacji – tylko tyle danych ile jest potrzebne, nie więcej (czyli żeby na takiej kopii, czy skanie, nie było widoczne zbyt dużo danych w stosunku do konkretnego celu przetwarzania). Przedsiębiorca musi więc udowodnić, że konkretne dane, są mu niezbędne dla realizacji określonego celu. Jeśli nie wykaże podstawy do przetwarzania danych z dowodu, może zostać ukarany karą pieniężną przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych..
- Co jeżeli udostępniliśmy nasze dane przedsiębiorcy? Czy możemy być spokojni o nasze dane?
Jeżeli przedsiębiorca wykonał kserokopie naszego dowodu, spisał z niego dane domagajmy się, by po tym jak oddamy wypożyczony sprzęt, usunął je albo zwrócił nam formularz lub notatkę, na których je zapisał.
Pamiętajmy, że utrata kontroli nad dowodem osobistym naraża nas na niebezpieczeństwo kradzieży tożsamości. A to z kolei, może wiązać się z różnymi przykrymi konsekwencjami. Osoby lub firmy dysponujące kompletem informacji o nas, mogą bowiem „podszyć się” pod nas i np. dokonywać na nasze konto różnych transakcji, zaciągnąć kredyt w banku czy wypożyczyć samochód na nasze dane. Mogą również, korzystając z naszej tożsamości, zawrzeć w naszym imieniu różnego rodzaju umowy, np. na telefon czy internet. Później to my będziemy mieli problem, aby te nieprzyjemne sytuacje odkręcić. Wbrew pozorom nasze dane osobowe to informacja niezwykle cenna. Chrońmy je więc przed wpadnięciem w niepowołane ręce.
r.pr. Paweł Kaczmarek
Dan juz nie aktualne!
od lipca 2019r. nie wolno kserowac dokumentów tożsamości, pod grożbą 2 lat wiezienia. Wiec bawet patrząc na to z punktu widzenia czynności technicznej – przez pryzmat nie tylko samego wyroku NSA ale też UODO wobec kradzieży tożsamości, może mieć znamiona przestępstwa – patrząc wyraźnie i daleko wzrocznie szerzej okiem na całość sprawy i problemu – a nie tylko sam wyrok w jakieś pojedynczej sprawie.